Elektronska pisarnica

Aplikativno rešenje za elektronsko praćenje prijema predmeta u pisarnici i praćenje tokova kretanja predmeta u Organima Gradske uprave. U celosti je usklađena sa uredbom i uputstvom o elektronskom kancelarijskom poslovanju organa državne uprave i sadrži sve funkcionalnosti koje su propisane ovom uredbom i uputstvom. Rešenje je po potrebi moguće prilagoditi svakom korisniku do pojedinih detalja.

Radi obezbeđenja bezbednosti informacija omogućeno je definisanje različitih nivoa pristupa u zavisnosti od organizacione strukture i ovlašćenja koje korisnik poseduje.

Osnovne funkcionalnosti elektronske pisarnice:

• Zavođenje predmeta, pregled i izmena zavedenih predmeta

• Dodavanje dopuna i akata na zavedene predmete (žalbe, tužbe, molbe…)

• Zavođenje skeniranih dokumenata uz predmet, dopunu, akt

• Zavođenje ulazne i izlazna pošte

• Razvođenje i arhiviranje predmeta

• Automatsko izlučivanje predmeta nakon isteka roka čuvanja

• Pretraživanje zavedenih predmeta, dopuna i akata prema različitim kriterijumima

• Štampanje omota spisa

• Štampanje internih dostavnih knjiga

• Štampanje dnevnih knjiga

• Štampanje knjige primljene i poslate pošte

• Vođenje i štampanje elektronske knjige računa

• Praćenje loga promena nad podacima predmeta

• Dostavljanje predmeta organima grada Beograda

• Praćenje toka kretanja predmeta u Organu od prijema do rešavanja

Upozorenja

• Reversi – spisak predmeta izdatih na revers kojima je istekao rok čuvanja

• Rokovnik – spisak predmeta u rokovniku kojima je istekao rok čuvanja

• Van roka rešavanja – Spisak predmeta kojima je istekao rok rešavanja

Izveštavanje

• O predmetima – prema organizacionim jedinicama, klasifikaciji, referentu, statusu predmeta (aktivan, arhiviran...), vrsti predmeta (crveni, žuti, beli, …), roku rešavanja (u roku, van roka)

• O dopunama – prema organizacionim jedinicama, klasifikaciji, referentu, statusu predmeta (aktivan, arhiviran), vrsti dopune

• O reversima – prema organizacionim jedinicama, klasifikaciji, referentu, statusu reversa (izdat, vraćen) GIRGU – mesečni izveštaj o radu referenta (broj zavedenih predmeta, broj arhiviranih predmeta… )

• GIRGU – mesečni izveštaj o radu referenta (broj zavedenih predmeta, broj arhiviranih predmeta… )

Administracija

• Administracija klasifikacije i opisa klasifikacije predmeta po materiji

• Administracija organa i organizacionih jedinica i definisanje delovodnika

• Administracija korisnika aplikacije

Praćenje toka kretanja predmeta u Organu

Svi predmeti koji su zavedeni u Pisarnici dobijaju jedinstveni delovodni broj na osnovu koga se automatski prosleđuju Organu za koji su primljeni. Kroz vođenje aktivnosti nad predmetom moguće je praćenje toka kretanja predmeta, od njegovog prijema u Organ, pa sve do prosleđivanja pisarnici radi razvođenja i arhiviranja.

Definisanjem organizacione strukture radnih mesta i zaposlenih određuju se prava na obradu predmeta. Za svakog zaposlenog je moguće definisati da li ima prava da vidi sve predmete u Organu u kom radi ili vidi samo predmete koji su mu dodeljeni pri evidenciji kretanja predmeta.

Elektronska pisarnica podržava definisanje različitih pravila vođenja toka kretanja predmeta.

Primljen u organ > Raspoređen > Dodeljen na obradu > Primljen na obradu > Otpremljen na parafiranje i potpis > Parafiran > Potpisan i obrađen predmet > Prosleđen pisarnici

Referentni korisnik koji koristi aplikativno rešenje Elektronska pisarnica:

Gradska uprava grada Beograda – Implementirano je centralizovano aplikativno rešenje koje integriše šest lokacija sa zasebnim lokalnim pisarnicama Gradske uprave. Sistem koji podržava prijem 650.000 – 700.000 predmeta godišnje, I omogućava višekorisnički rad za 1800 simultanih korisnika. U novo aplikativno rešenje su importovani i integrisani svi podaci iz prethodnih aplikacija koje su do tada koristili u Gradskoj upravi grada Beograda.

Elementi tehničkog rešenja:

Windows Server 2008 R2, Active Directory, Visual Studio 2010, .NET Framework 4.0, SQL Server 2008 R2 - Express Edition, SQL Reporting

Pogledajte PDF Elektronska pisarnica

Proizvodi

Rešenja

Elektronska pisarnica

Elektronska pisarnica